Il est malheureusement rare de voir des PME avec des rôles et responsabilités clairs et documentés en descriptions de postes.

Je vois régulièrement un dédoublement des tâches, qui ne sont pas faites de la même façon par différentes personnes.  Il n’y a pas de standardisation et donc moins d’efficacité. 

Autre observation : tout le monde est responsable donc personne ne l’est au bout du compte parce que tout le monde pense que les choses seront faites par les autres.  Des tâches tombent donc dans les craques.  Et puis quand on se rend compte que ce n’est pas fait, ça devient une autre urgence à gérer. 

Ou pire, les tâches ne sont simplement pas attitrées à quelqu’un, ce qui finit tôt ou tard par causer des problèmes.

Des rôles et responsabilités clairement définis aident autant l’entreprise, les gestionnaires que les employés.

Pour l’entreprise et l’équipe de gestion, ils permettent entre autres :

• d’augmenter l’efficacité, la motivation et l’engagement des employés;
• de faciliter la gestion des employés et permet d’éviter de se faire dire que ce n’est pas dans leurs tâches à faire;
• d’aider votre processus de recrutement en ayant des postes clairs pour l’affichage et la sélection des candidats;
• d’établir une structure organisationnelle (organigramme), des évaluations de rendement et une structure de rémunération.

Pour les employés, des rôles et responsabilités clairs permettent :

• d’aider lors de l’intégration des nouveaux employés en leur donnant un cadre clair sur leurs rôles et responsabilités dans l’entreprise;
• d’aider à établir un plan de formation et de développement si le niveau de compétence de l’employé n’est pas au niveau des compétences requises par le poste;
• de motiver les employés qui comprennent clairement ce qu’ils doivent faire.

Voici 5 étapes pour arriver à établir vos rôles et responsabilités et pour les documenter dans des descriptions de poste. 

1. Énumérer la liste des tâches principales faites par la personne

Vous pouvez faire le travail sans impliquer un employé qui est dans le poste à définir.  Mais il est toujours mieux de les impliquer car ceci augmentera la précision de la description du poste et augmentera la motivation des employés impliqués. 

2. Lister les requis

Lister les outils requis, les connaissances et les compétences requises pour le poste et pour les tâches.  Ceci vous aidera à établir 2 choses : d’abord les compétences requises, comme travailler en équipe, bien communiquer, être autonome, etc.  Ensuite énumérer les connaissances nécessaires pour le poste, par exemple connaitre Word, Excel, parler en anglais, avoir un diplôme, etc.

Il est très important de lister les requis pour votre candidat idéal.  Il ne faut pas vous limiter avec les requis de vos gens actuels.  Cette différence entre le réel et les connaissances et compétences idéales pour le poste vous servira de plan de formation et de développement pour vos employés.  Ceci motivera vos équipes. 

3. Documenter la description de poste

Ayez un format standard pour tous vos postes.  Une description de poste devrait avoir 1 ou 2 pages maximum.  Je vous propose les sections suivantes. 

Section 1 : titre du poste et informations relatives au niveau hiérarchique dans l’organisation (à qui se rapporte la personne).

Section 2 : sommaire du poste.  Pour vous aider à le définir, vous pouvez répondre à la question « Quel est le but du poste ? ».

Section 3 : principales responsabilités et tâches. Chaque énoncé devrait commencer par un verbe d’action. Il est important de mettre à la fin, « toutes autres tâches connexes selon les besoins de l’entreprise » afin de vous laisser une flexibilité pour les petites tâches ou changements que vous ne mettrez pas dans la description de poste.

Section 4 : compétences requises.

Section 5 : connaissances requises.

Section 6 : signature et date du gestionnaire immédiat et de l’employé.  Il est important d’écrire quelque chose comme, « en signant cette description de poste, j’atteste (nom de l’employé) avoir lu, compris et accepté ce poste et ces rôles et responsabilités ».

4. Révision de la description par le gestionnaire

Si la description de poste est faite avec ou par les employés, il est important que le gestionnaire la révise et l’approuve.  Le but est de s’assurer que toutes les tâches et responsabilités de son équipe sont bien documentées et assignées aux bonnes personnes. 

5. Présentation des descriptions de postes documentées aux employés

Une fois documentées, présenter ces descriptions de postes à vos employés afin qu’ils en prennent connaissance et les signent.  Cette formalité est importante dans le but de vous assurer que vos équipes comprennent bien leurs rôles.

En terminant, n’oubliez pas de réviser les descriptions de poste au besoin et selon une fréquence que vous jugerez bonne pour votre organisation, comme aux 3 ans par exemple.  Ces documents sont vivants, comme votre entreprise.