Est-ce qu’il vous arrive d’avoir des problèmes dans votre organisation que vous avez solutionné, enfin que vous pensiez avoir solutionné, mais qui reviennent?  Ou avez-vous des problèmes complexes et intermittents pour lesquels vous n’arrivez pas à trouver la cause et la solution?

Dans ces cas, je vous propose d’utiliser la méthode ci-dessous.  C’est une méthode structurée, qui est composée de 8 étapes.  Cette méthode est reconnue en amélioration continue et s’appelle la méthode 8D, le D étant pour « DO » ou la méthode des 8 actions.

Je l’ai utilisé à plusieurs reprises au fil des années, et j’ai toujours solutionné de façon définitive les problèmes rencontrés!

Étape 1 : mettre en place une équipe multidisciplinaire

On dit que plusieurs têtes valent mieux qu’une, c’est donc la 1re étape, bâtir une équipe multidisciplinaire pour travailler sur le problème.  Vous pouvez même avoir des membres de l’équipe qui ne connaissent rien au problème, ça vous aidera à « challenger » l’équipe et à penser en dehors de votre zone de confort.   Votre équipe doit inclure aussi des gens qui connaissent les différents aspects possibles du problème.  Et trop c’est comme pas assez : s’il y a trop de monde dans votre équipe, ça compliquera les choses pour rien. 

Étape 2 : définir le problème

Vous avez un problème à régler, alors il faut le définir avec des faits.  Répondez aux questions : qui, quoi, quand, où, pourquoi, comment et combien pour vous aider.   Clarifiez ce qui sera exclu de l’analyse.  Assurez-vous que l’équipe comprend bien le problème.  Allez sur le terrain pour le voir de vos propres yeux. 

Étape 3 : identifier et mettre en place des actions immédiates

Vous ne pouvez peut-être pas attendre la résolution finale pour amener des solutions afin de contenir le problème d’ici la résolution.  Alors vous devrez à cette étape mettre en place des actions immédiates temporaires.  Comme ajouter des mesures d’inspection, modifier un équipement, dédommager un client, etc. 

Étape 4 : identifier la cause fondamentale

On entre dans le vif de l’exercice!  Vous devez identifier toutes les causes possibles au problème.  Utilisez des tours de table, un remue-méninge.  Toutes les idées sont bonnes au départ.  N’ayez pas d’idées préconçues et ne discréditez pas d’idées à ce stade.  Vous pouvez utiliser aussi les 5 pourquoi, ou un diagramme d’Ishikawa. 

Une fois toutes les causes possibles identifiées, il faut les analyser, les vérifier, les tester afin de les valider ou de les éliminer.  Basé sur des faits, des analyses, des tests que vous ferez pour démontrer que c’est une cause possible ou non.  Soyez rigoureux et ayez une approche scientifique.  Faites un Columbo de vous-même!  Le but est d’identifier la cause fondamentale (ou les causes). 

Cette étape est critique à la bonne résolution de façon définitive de votre problème. 

Étape 5 : identifier les actions correctives

Pour chaque cause fondamentale que vous avez démontrée, identifiez les actions correctives à apporter et faites un plan d’action, avec un responsable et une date de complétion.  De nouveau vous aurez peut-être à utiliser des tours de table ou remue-méninge.  Il se peut que certaines actions demandent des investissements à faire approuver, des changements de processus, des formations, etc. 

Étape 6 : implanter les solutions et les mesurer

C’est simple : suivez votre plan d’action et implantez les solutions.  N’oubliez pas de bien communiquer et bien gérer les changements.  Mesurez les changements pour vous assurer que le problème est vraiment réglé.

Étape 7 : prévenir les récurrences

Pour éviter que le problème revienne, vous aurez peut-être à étendre vos actions à d’autres secteurs de l’organisation, à d’autres départements.  Soyez proactifs!

Étape 8 : célébrez votre résolution du problème avec l’équipe

On oublie souvent de se féliciter pour notre bon travail.  Alors, encouragez et mobilisez votre équipe et célébrez votre succès.  Soyez créatifs et ayez du plaisir!