La majorité de mes clients n’ont pas d’organigramme clair ni de rôles et responsabilités définis pour tous les postes de l’organisation.

Mais pourquoi est-ce important, surtout si tout le monde sait à peu près qui fait quoi?

Dites-vous que s’il arrive que les rôles et les responsabilités de chacun soient un peu flous, et bien les résultats pourraient aussi être flous.

D’abord un organigramme permet de clarifier les rôles, d’identifier les différentes responsabilités et de déterminer à qui chacun se rapporte.

Si les rôles dans votre organisation ne sont pas définis, qui est donc responsable de quoi?  À qui se rapportent les gens? Qui vont-ils voir en cas de problème ou s’ils ont des questions?  Qui les évaluera et leur donnera du feedback? Qui s’occupe de quel processus ou de quelle partie de l’organisation dans votre entreprise?  Ces questions sont autant valables pour vos employés que pour les gens externes à votre entreprise.

Je vois souvent par exemple des structures où une personne se rapporte à plusieurs personnes.  Ceci fait en sorte que tout le monde s’occupe de tout et souvent les choses tombent entre les craques, car chacun pense que l’autre personne s’en occuperait.

Donc, il ne faut pas hésiter à établir votre organigramme avec les rôles et responsabilités de chacun et ce, par écrit.  Une fois fait, assurez-vous de donner la responsabilité de son suivi à quelqu’un.  Habituellement ce sont les ressources humaines qui ont cette responsabilité.  Mettez-le à jour dès que vous avez des changements de personnel.  Partagez-le avec vos employés afin qu’ils comprennent bien la structure de votre entreprise et à qui se référer pour chaque type de question.  Donnez-le et expliquez-le lors de l’accueil d’un nouvel employé.

Révisez-le de façon stratégique régulièrement, par exemple une fois par année.  Demandez-vous si la structure est encore correcte ou si vous devez apporter des changements, surtout si vous êtes en croissance.

Vos équipes comprendront mieux en quoi leur travail est important pour l’entreprise.  Vos employés trouveront ainsi un sens à leurs actions au sein de votre compagnie et par rapport aux autres employés.  En plus d’être un support et un prérequis fondamental pour la bonne gestion des ressources humaines, ceci vous facilitera la vie lors de remplacement de personnel en comprenant le rôle de chacun.

J’entends parfois comme raison de ne pas faire cet exercice : « on n’a pas besoin d’un organigramme et de rôles et responsabilités formels, tout le monde sait qui fait quoi et ce qu’il a à faire et ça nous enlèverait de la flexibilité ».  Le manque de formalisation dans une organisation ne doit pas être perçu comme une source de rigidité, bien au contraire.

De plus, des rôles flous et des responsabilités mal définies sont autant de facteurs qui n’incitent guère à l’engagement et qui peuvent augmenter le taux de roulement dans votre entreprise.  C’est assez difficile de trouver du bon personnel, alors il serait bien de mettre les actions en place qui aident à le garder et à le mobiliser.

Si vous avez besoin d’aide, contactez-vous!  Bon succès!